{"id":33,"date":"2016-03-25T15:14:50","date_gmt":"2016-03-25T14:14:50","guid":{"rendered":"https:\/\/creatifproductif.wordpress.com\/?p=33"},"modified":"2024-05-14T14:24:14","modified_gmt":"2024-05-14T12:24:14","slug":"le-mail-qui-fait-plaisir-en-10-points","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.creatifproductif.com\/le-mail-qui-fait-plaisir-en-10-points\/","title":{"rendered":"Cache-moi ces adresses! \u2014 le mail qui fait plaisir (en 10 points)\ufeff"},"content":{"rendered":"
\n

On \u00e9crit des mails tous les jours. Qu’on le veuille ou non, cela fait partie de notre quotidien. Pourtant, il manque encore \u00e0 la plupart des gens deux ou trois r\u00e8gles de base pour que leurs mails ne deviennent pas l’enfer de leurs destinataires. Je me propose de les lister ici.<\/p>\n

\"\"<\/p>\n

1) Ferais-je mieux de t\u00e9l\u00e9phoner? <\/strong>
\nLe mail, c’est super pratique. Mais si, en \u00e9crivant votre mail, vous sentez qu’il va y avoir un certain nombre d’aller et retour pour r\u00e9gler une question, peut-\u00eatre feriez-vous mieux de prendre le combin\u00e9. Je ne suis pas sp\u00e9cialement friand du t\u00e9l\u00e9phone, mais il y a quelques cas o\u00f9 \u00e7a rend bien service et \u00e7a gagne du temps. Pensez aussi que si vous abordez un sujet sensible, vous n’avez peut-\u00eatre pas envie que votre e-mail finisse n’importe o\u00f9, ou reste grav\u00e9 \u00e0 vie et puisse \u00eatre utilis\u00e9 contre vous. Vous voulez parler en mal de B avec A? Ouais, pick up the phone. Y’a toujours un risque que votre mail ne reste pas priv\u00e9. Et comme le dit Dennis G. Jerz\u00a0 sur son blog<\/a>: praise in public, and criticize in private <\/em>!<\/p>\n

2) L’adressage<\/strong>
\nCombien de fois re\u00e7oit-on un mail adress\u00e9 \u00e0 une centaine d’autres personnes que l’on ne conna\u00eet pas mais qui auront le bon sens de nous gratifier de leurs r\u00e9ponses \u00ab\u00a0je viens\u00a0\u00bb \u00ab\u00a0je ne peux pas\u00a0\u00bb \u00ab\u00a0hahaha lol\u00a0\u00bb? Vous avez trois champs d’adressage dans un mail: \u00ab\u00a0\u00c0\u00a0\u00bb, \u00ab\u00a0Cc\u00a0\u00bb et \u00ab\u00a0Cci\u00a0\u00bb. Que sont-ils? Le premier sert pour la (les) personne(s) \u00e0 qui vous adressez le message. Le second, copie carbone<\/em>, sert \u00e0 mettre des lecteurs en copie. Ils ne sont alors pas directement concern\u00e9s par le message, ne devront probablement pas y r\u00e9pondre, mais re\u00e7oivent le mail pour information. Le troisi\u00e8me est le plus important ici: copie carbone invisible<\/em>. Les e-mails entr\u00e9s dans ce champ recevront votre message, mais ne seront pas apparents chez les autres destinataires. Invisibles, donc. Magie. La cape de Harry Potter version informatique. A utiliser d\u00e8s que vos destinataires ne font pas partie d’un m\u00eame groupe, ne se connaissent pas ou d\u00e9passent le nombre de 15. Epargnez aux autres des r\u00e9ponses qui ne les concernent pas et une avalanche de mails. Et n’oublions pas que des petits malins r\u00e9cup\u00e8rent les adresses de ce genre de messages \u00e0 tout va afin de s’en servir pour de la pub. Vous faites un mail \u00e0 tous vos contacts pour annoncer votre prochain concert? Utilisez la copie invisible. Ou mieux, utilisez mailchimp<\/a>. Lors d’un adressage en CCi, vous n’\u00eates pas oblig\u00e9 de mettre quelqu’un dans le champ \u00ab\u00a0\u00e0\u00a0\u00bb. Vous pouvez aussi vous mettre vous-m\u00eame. Et encore une chose: faites \u00ab\u00a0r\u00e9pondre \u00e0 tous\u00a0\u00bb quand \u00e7a fait sens, mais si la r\u00e9ponse ne concerne qu’une personne, \u00e0 nouveau, \u00e9pargnez les boites mail de vos amis et coll\u00e8gues.<\/p>\n

3) Le sujet du mail <\/strong>
\nOn a vite fait d’omettre la ligne Sujet<\/em>. Pourtant, elle est si pr\u00e9cieuse. D\u00e9j\u00e0, elle peut faire en sorte que votre mail ne finisse pas dans du spam. Ensuite, \u00e7a permet d’avoir une vision instantan\u00e9e de ce dont votre mail va parler. Enfin, \u00e7a rend service lorsque vous recherchez un ancien mail dans vos archives. Prenez le temps de remplir le champ \u00ab\u00a0sujet\u00a0\u00bb correctement, pas simplement avec \u00ab\u00a0eh\u00a0\u00bb ou \u00ab\u00a0coucou\u00a0\u00bb ou \u00ab\u00a0hier\u00a0\u00bb mais plut\u00f4t avec \u00ab\u00a0Suivi de la s\u00e9ance de debriefing du 01.02.2016\u00a0\u00bb. Et au passage, tiens, utilisez donc cette fonction recherche de votre e-mail. Un mail, m\u00eame effac\u00e9, ne \u00ab\u00a0disparait\u00a0\u00bb normalement pas et du moins pas tout de suite (suivant vos pr\u00e9f\u00e9rences de vidage de corbeille), donc avant de relancer l’auteur (c’\u00e9tait quoi les dates, d\u00e9j\u00e0?), essayez de trouver la r\u00e9ponse tout seul\u2026<\/p>\n

4) Le ton\u00a0<\/strong>
\nSoyez poli. Si vous ne connaissez pas ou peu l’interlocuteur, autant lui montrer que vous \u00eates quelqu’un de courtois, agr\u00e9able, responsable et respectueux. Et avec des gens qu’on conna\u00eet bien, le ton n’est pas toujours si facile \u00e0 interpr\u00e9ter. Combien de fois a-t-on v\u00e9cu un malentendu li\u00e9 \u00e0 l’\u00e9criture d’un mail ? Si vous \u00eates ironique, signifiez-le d’une mani\u00e8re ou d’une autre (un smiley n’a jamais tu\u00e9 personne, du moment que ce n’est pas dans un cadre trop professionnel). Si vous \u00eates stress\u00e9, faites quand m\u00eame attention \u00e0 ce que votre mail ne laisse pas supputer que vous \u00eates f\u00e2ch\u00e9 ou plein de reproches. Ce n’est souvent pas le cas, mais le ton d’un mail est difficile \u00e0 d\u00e9crypter. Aidez votre destinataire, et relisez votre e-mail en questionnant votre r\u00e9action si c’\u00e9tait vous qui receviez ce message.<\/p>\n

5) Soyez clair<\/strong>
\nVous avez besoin que votre coll\u00e8gue vous ponde un petit texte sur votre projet de spectacle? Demandez-lui \u00e7a. Simplement. Ne rentrez pas dans un d\u00e9bat sur \u00ab\u00a0on nous demande un petit texte, je sais pas trop, je pourrais le faire, mais tu vois j’ai pens\u00e9 que toi, et puis bon l\u00e0 j’ai ceci et cela, mais qu’en penses-tu, ou bien tu crois qu’on devrait le faire ensemble?, j’ai pas trop le temps ces temps\u2026\u00a0\u00bb. Nope. Soyez sp\u00e9cifique. Rendez-lui la t\u00e2che facile en posant clairement et rapidement ce que vous attendez de lui. Demandez une r\u00e9ponse dans un d\u00e9lai donn\u00e9 (\u00e9viter les \u00ab\u00a0le plus vite possible\u00a0\u00bb, \u00e0 moins que ce soit r\u00e9ellement d’une extr\u00eame urgence). Utilisez les outils \u00e0 votre disposition (en qu\u00eate d’une date? Oubliez les \u00ab\u00a0alors, qui peut quand?\u00a0\u00bb et privil\u00e9giez une proposition ferme ou un doodle<\/a>\u00a0avec un d\u00e9lai de r\u00e9ponse).<\/p>\n

6) Soyez concis<\/strong>
\nA moins que vous \u00e9criviez un po\u00e8me \u00e0 votre grand m\u00e8re qui vient de se mettre \u00e0 internet, soyez bref. Personne n’a envie de lire des immenses e-mails toute la journ\u00e9e. Si vous devez traiter avec une personne de plusieurs sujets qui ne sont pas forc\u00e9ment li\u00e9s, pensez \u00e0 \u00e9crire plusieurs mails. Cela permet au destinataire de les traiter s\u00e9par\u00e9ment, sujet par sujet, sans se m\u00e9langer les pinceaux. Evidemment, il faut trouver le juste milieu. Un mail tel que \u00ab\u00a0il m’faut ton CV demain\u00a0\u00bb para\u00eetra certainement un peu sec et donne un d\u00e9lai de r\u00e9ponse un peu facho. \u00ab\u00a0Salut Michel, dis il me faudrait ton CV pour notre dossier de com. Peux-tu me l’envoyer? J’en aurais besoin dans les 6 jours. Merci beaucoup! Bises.\u00a0\u00bb \u00c7a semble mieux.<\/p>\n

7) Soyez proactif<\/strong>
\nDans une dynamique de travail ou d’organisation, proposez<\/em> plut\u00f4t que de demander. Cela implique d’avoir r\u00e9fl\u00e9chi un instant \u00e0 ce que vous allez dire dans votre mail et de ne pas l’utiliser comme une s\u00e9ance de brainstorming personnelle. Tout le monde va gagner du temps si au lieu de dire \u00ab\u00a0bon on doit faire \u00e7a \u00e7a et \u00e7a, vous en pensez quoi?\u00a0\u00bb, vous dites \u00ab\u00a0On doit faire ces trois choses. Je propose de me charger de la premi\u00e8re. Marc et Silvia, ok pour vous r\u00e9partir les deux autres?\u00a0\u00bb. Cela implique aussi que vous vous investissez dans votre projet et que vous ne faites pas reposer sur les \u00e9paules des autres le soin de prendre des d\u00e9cisions ou de faire avancer le schmilblick. D’autant plus si vous \u00eates \u00e0 la t\u00eate d’un groupe de personnes, d’une bo\u00eete, d’un projet, d\u00e9l\u00e9guez! Attribuez les choses \u00e0 faire \u00e0 des personnes, ou du moins faites une proposition.<\/p>\n

8) Les pi\u00e8ces jointes<\/strong>
\nQuoi, t’as pas re\u00e7u mon mail dans lequel j’avais attach\u00e9 nos 152 photos de vacances? Non, mec. Des mails avec 152 photos attach\u00e9es, \u00e7a n’a aucune chance d’arriver. Ah, attends alors, je te les envoie en plusieurs fois. Non. Merci, non. Mes mails sont stock\u00e9s sur mon ordinateur, en ligne, sur mon smartphone, et je n’ai aucune envie d’avoir des gigas de photos encastr\u00e9s l\u00e0 au milieu, pas plus que de recevoir 15 mails de photos \u00e0 la suite. Les pi\u00e8ces jointes, \u00e7a va si c’est un fichier de petite taille (je dirais un total en dessous de 4 Mo). Au del\u00e0, il est vivement conseill\u00e9 d’avoir recours \u00e0 de super outils de partage tels quewetransfer<\/a>\u00a0ou un lien Dropbox<\/a>. Les dossiers partag\u00e9s Dropbox ne sont pas conseill\u00e9s non plus pour un simple transfert de fichiers: \u00e7a cr\u00e9e un dossier qui ne va \u00eatre utilis\u00e9 qu’une fois, Marceline va d\u00e9placer les photos sur son disque dur avant vous sans faire copier-coller et du coup elles auront disparu\u2026 Bref. Les dossiers partag\u00e9s c’est bien si vous partagez et modifiez des documents sur le long terme avec un nombre restreint de personnes. Mais wetransfer est vraiment votre ami. C’est gratuit et sans inscription.<\/p>\n

9) La signature\u00a0<\/strong>
\nUne signature avec des options de contact, c’est bien. Votre nom, votre e-mail, l’URL de votre site web, un num\u00e9ro de t\u00e9l\u00e9phone. Evitez d’avoir une lourde image en signature. Evitez aussi d’avoir une signature de 140 lignes listant tous vos gigs pass\u00e9s et tous les noms de vos chats. Pis avant de signer, dites au revoir, c’est sympa.<\/p>\n

10) Relecture\u00a0<\/strong>
\nAh oui. Relisez vos mails. On en re\u00e7oit tant qui sont presque ind\u00e9chiffrables tant ils sont truff\u00e9s de fautes de frappe, d’orthographe, voire de phrases qui ne sont simplement pas compr\u00e9hensibles. N’esp\u00e9rez pas que votre destinataire lise votre message avec attention si vous n’avez pas pris la peine de lui \u00e9crire convenablement. Et je ne parle pas ici de comp\u00e9tences orthographiques. Souvent les mails illisibles le sont parce qu’ils ont \u00e9t\u00e9 \u00e9crits trop vite et distraitement, pas parce que leur auteur est mauvais en orthographe. Et une faute de frappe n’a jamais tu\u00e9 personne non plus, on est d’accord, il s’agit d’un juste milieu. Prendre le temps de se relire une fois corrigera l’essentiel des probl\u00e8mes de compr\u00e9hension.<\/p>\n

Et si vous \u00eates arriv\u00e9 au bout de ce billet, je me r\u00e9jouis de recevoir un mail de votre part. \ud83d\ude09 (j’ai le droit de mettre un smiley, c’est mon blog)<\/p>\n

Sources (pour en savoir plus):<\/strong>
\n– mindtools<\/a>
\n– thinksimplenow<\/a><\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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