On écrit des mails tous les jours. Qu’on le veuille ou non, cela fait partie de notre quotidien. Pourtant, il manque encore à la plupart des gens deux ou trois règles de base pour que leurs mails ne deviennent pas l’enfer de leurs destinataires. Je me propose de les lister ici.
1) Ferais-je mieux de téléphoner?
Le mail, c’est super pratique. Mais si, en écrivant votre mail, vous sentez qu’il va y avoir un certain nombre d’aller et retour pour régler une question, peut-être feriez-vous mieux de prendre le combiné. Je ne suis pas spécialement friand du téléphone, mais il y a quelques cas où ça rend bien service et ça gagne du temps. Pensez aussi que si vous abordez un sujet sensible, vous n’avez peut-être pas envie que votre e-mail finisse n’importe où, ou reste gravé à vie et puisse être utilisé contre vous. Vous voulez parler en mal de B avec A? Ouais, pick up the phone. Y’a toujours un risque que votre mail ne reste pas privé. Et comme le dit Dennis G. Jerz sur son blog: praise in public, and criticize in private !
2) L’adressage
Combien de fois reçoit-on un mail adressé à une centaine d’autres personnes que l’on ne connaît pas mais qui auront le bon sens de nous gratifier de leurs réponses “je viens” “je ne peux pas” “hahaha lol”? Vous avez trois champs d’adressage dans un mail: “À”, “Cc” et “Cci”. Que sont-ils? Le premier sert pour la (les) personne(s) à qui vous adressez le message. Le second, copie carbone, sert à mettre des lecteurs en copie. Ils ne sont alors pas directement concernés par le message, ne devront probablement pas y répondre, mais reçoivent le mail pour information. Le troisième est le plus important ici: copie carbone invisible. Les e-mails entrés dans ce champ recevront votre message, mais ne seront pas apparents chez les autres destinataires. Invisibles, donc. Magie. La cape de Harry Potter version informatique. A utiliser dès que vos destinataires ne font pas partie d’un même groupe, ne se connaissent pas ou dépassent le nombre de 15. Epargnez aux autres des réponses qui ne les concernent pas et une avalanche de mails. Et n’oublions pas que des petits malins récupèrent les adresses de ce genre de messages à tout va afin de s’en servir pour de la pub. Vous faites un mail à tous vos contacts pour annoncer votre prochain concert? Utilisez la copie invisible. Ou mieux, utilisez mailchimp. Lors d’un adressage en CCi, vous n’êtes pas obligé de mettre quelqu’un dans le champ “à”. Vous pouvez aussi vous mettre vous-même. Et encore une chose: faites “répondre à tous” quand ça fait sens, mais si la réponse ne concerne qu’une personne, à nouveau, épargnez les boites mail de vos amis et collègues.
3) Le sujet du mail
On a vite fait d’omettre la ligne Sujet. Pourtant, elle est si précieuse. Déjà, elle peut faire en sorte que votre mail ne finisse pas dans du spam. Ensuite, ça permet d’avoir une vision instantanée de ce dont votre mail va parler. Enfin, ça rend service lorsque vous recherchez un ancien mail dans vos archives. Prenez le temps de remplir le champ “sujet” correctement, pas simplement avec “eh” ou “coucou” ou “hier” mais plutôt avec “Suivi de la séance de debriefing du 01.02.2016”. Et au passage, tiens, utilisez donc cette fonction recherche de votre e-mail. Un mail, même effacé, ne “disparait” normalement pas et du moins pas tout de suite (suivant vos préférences de vidage de corbeille), donc avant de relancer l’auteur (c’était quoi les dates, déjà?), essayez de trouver la réponse tout seul…
4) Le ton
Soyez poli. Si vous ne connaissez pas ou peu l’interlocuteur, autant lui montrer que vous êtes quelqu’un de courtois, agréable, responsable et respectueux. Et avec des gens qu’on connaît bien, le ton n’est pas toujours si facile à interpréter. Combien de fois a-t-on vécu un malentendu lié à l’écriture d’un mail ? Si vous êtes ironique, signifiez-le d’une manière ou d’une autre (un smiley n’a jamais tué personne, du moment que ce n’est pas dans un cadre trop professionnel). Si vous êtes stressé, faites quand même attention à ce que votre mail ne laisse pas supputer que vous êtes fâché ou plein de reproches. Ce n’est souvent pas le cas, mais le ton d’un mail est difficile à décrypter. Aidez votre destinataire, et relisez votre e-mail en questionnant votre réaction si c’était vous qui receviez ce message.
5) Soyez clair
Vous avez besoin que votre collègue vous ponde un petit texte sur votre projet de spectacle? Demandez-lui ça. Simplement. Ne rentrez pas dans un débat sur “on nous demande un petit texte, je sais pas trop, je pourrais le faire, mais tu vois j’ai pensé que toi, et puis bon là j’ai ceci et cela, mais qu’en penses-tu, ou bien tu crois qu’on devrait le faire ensemble?, j’ai pas trop le temps ces temps…”. Nope. Soyez spécifique. Rendez-lui la tâche facile en posant clairement et rapidement ce que vous attendez de lui. Demandez une réponse dans un délai donné (éviter les “le plus vite possible”, à moins que ce soit réellement d’une extrême urgence). Utilisez les outils à votre disposition (en quête d’une date? Oubliez les “alors, qui peut quand?” et privilégiez une proposition ferme ou un doodle avec un délai de réponse).
6) Soyez concis
A moins que vous écriviez un poème à votre grand mère qui vient de se mettre à internet, soyez bref. Personne n’a envie de lire des immenses e-mails toute la journée. Si vous devez traiter avec une personne de plusieurs sujets qui ne sont pas forcément liés, pensez à écrire plusieurs mails. Cela permet au destinataire de les traiter séparément, sujet par sujet, sans se mélanger les pinceaux. Evidemment, il faut trouver le juste milieu. Un mail tel que “il m’faut ton CV demain” paraîtra certainement un peu sec et donne un délai de réponse un peu facho. “Salut Michel, dis il me faudrait ton CV pour notre dossier de com. Peux-tu me l’envoyer? J’en aurais besoin dans les 6 jours. Merci beaucoup! Bises.” Ça semble mieux.
7) Soyez proactif
Dans une dynamique de travail ou d’organisation, proposez plutôt que de demander. Cela implique d’avoir réfléchi un instant à ce que vous allez dire dans votre mail et de ne pas l’utiliser comme une séance de brainstorming personnelle. Tout le monde va gagner du temps si au lieu de dire “bon on doit faire ça ça et ça, vous en pensez quoi?”, vous dites “On doit faire ces trois choses. Je propose de me charger de la première. Marc et Silvia, ok pour vous répartir les deux autres?”. Cela implique aussi que vous vous investissez dans votre projet et que vous ne faites pas reposer sur les épaules des autres le soin de prendre des décisions ou de faire avancer le schmilblick. D’autant plus si vous êtes à la tête d’un groupe de personnes, d’une boîte, d’un projet, déléguez! Attribuez les choses à faire à des personnes, ou du moins faites une proposition.
8) Les pièces jointes
Quoi, t’as pas reçu mon mail dans lequel j’avais attaché nos 152 photos de vacances? Non, mec. Des mails avec 152 photos attachées, ça n’a aucune chance d’arriver. Ah, attends alors, je te les envoie en plusieurs fois. Non. Merci, non. Mes mails sont stockés sur mon ordinateur, en ligne, sur mon smartphone, et je n’ai aucune envie d’avoir des gigas de photos encastrés là au milieu, pas plus que de recevoir 15 mails de photos à la suite. Les pièces jointes, ça va si c’est un fichier de petite taille (je dirais un total en dessous de 4 Mo). Au delà, il est vivement conseillé d’avoir recours à de super outils de partage tels quewetransfer ou un lien Dropbox. Les dossiers partagés Dropbox ne sont pas conseillés non plus pour un simple transfert de fichiers: ça crée un dossier qui ne va être utilisé qu’une fois, Marceline va déplacer les photos sur son disque dur avant vous sans faire copier-coller et du coup elles auront disparu… Bref. Les dossiers partagés c’est bien si vous partagez et modifiez des documents sur le long terme avec un nombre restreint de personnes. Mais wetransfer est vraiment votre ami. C’est gratuit et sans inscription.
9) La signature
Une signature avec des options de contact, c’est bien. Votre nom, votre e-mail, l’URL de votre site web, un numéro de téléphone. Evitez d’avoir une lourde image en signature. Evitez aussi d’avoir une signature de 140 lignes listant tous vos gigs passés et tous les noms de vos chats. Pis avant de signer, dites au revoir, c’est sympa.
10) Relecture
Ah oui. Relisez vos mails. On en reçoit tant qui sont presque indéchiffrables tant ils sont truffés de fautes de frappe, d’orthographe, voire de phrases qui ne sont simplement pas compréhensibles. N’espérez pas que votre destinataire lise votre message avec attention si vous n’avez pas pris la peine de lui écrire convenablement. Et je ne parle pas ici de compétences orthographiques. Souvent les mails illisibles le sont parce qu’ils ont été écrits trop vite et distraitement, pas parce que leur auteur est mauvais en orthographe. Et une faute de frappe n’a jamais tué personne non plus, on est d’accord, il s’agit d’un juste milieu. Prendre le temps de se relire une fois corrigera l’essentiel des problèmes de compréhension.
Et si vous êtes arrivé au bout de ce billet, je me réjouis de recevoir un mail de votre part. 😉 (j’ai le droit de mettre un smiley, c’est mon blog)
Sources (pour en savoir plus):
– mindtools
– thinksimplenow