Oublie pas ton XLR: la checklist de ton concert

Que vous soyez organisateur du concert annuel de la chorale du Brassus ou dans la dernière ligne droite de la première représentation de votre tout premier spectacle, vous avez certainement un peu trop à penser et risquez d’oublier un ou deux détails pratiques. Dans les productions professionnelles, ces détails sont souvent pris en charge en amont par des groupes définis (la technique, la prod, le théâtre…) mais dans le cas d’une production un peu plus légère dont vous êtes la seule tête pensante (et merde), pas facile de ne rien laisser au hasard. Voici un petit calendrier sous forme de « checklist », élaboré d’après nos expériences personnelles, pour vous aider à rendre votre événement le plus serein possible. Naturellement, cette liste n’est ni exhaustive ni adaptée à tous les événements, mais elle donne, en vrac, quelques pistes utiles. N’hésitez pas à ajouter vos remarques en commentaire !

Quelques semaines ou mois avant

• Envoyer les éléments pour l’affiche au graphiste (visuel, titre, lieu, date et horaire, intervenants, crédits photos, infos de réservations internet et téléphone, logos).
• Envoyer un texte de présentation pour le site de programmation / facebook
• Envoyer la fiche technique aux techniciens responsables ; obentir leur ok
• Gérer la communication de l’événement (newsletter, facebook…)
• Créer des programmes de soirée, les faire relire et corriger
• Faire imprimer les programmes
• Envoyer des invitations professionnelles (subventionneurs, programmateurs, officiels)
• Contacter la presse
• Etablir un contrat avec la salle / avec les participants. Définir le nombre d’invitations incluses, les invitations pro, les invitations supplémentaires facturées à bas prix.
• Confirmer avec le lieu, ainsi que la jauge du lieu et le prix des billets
• Négocier avec la salle les repas ou per diem, le nombre d’invitations disponibles
• Etablir un calendrier précis pour tous les intervenants (heures, lieux)
• Prendre contact avec techniciens, photographe, caméramen, etc…

Quelques jours avant

• Créer & imprimer les conduites son / lumières
• Créer & imprimer les conduites comédiens (coulisses)
• En cas d’enregistrement : prévoir enregistreurs, câbles, piles, adaptateurs.
• Contacter l’ingé-son pour savoir comment faire un bon enregistrement.
• Prévoir un enregistreur pour le son d’ambiance
• En cas de captation : prévoir caméras & trépieds (vider les cartes SD, charger les batteries).
• Prévoir les personnes qui filment. Eventuellement une GoPro sur scène.
• Envoyer une feuille de route aux participants (date, personnes impliquées, horaires, indications sur le repas…)
• Prévoir les repas ou pic-niques (vérifier régimes alimentaires spéciaux, merci, c’est sympa).
• Donner des indications rasage / maquillage / accessoires / tenue vestimentaire
• Déposer la création à la SSA
• Eventuellement prévoir des cadeaux / mots de première

A régler en répétition

• Soigner l’emballage : mot de présentation, entrée, saluts, déprésentation.
• Organiser l’après-show : qui range, qui fait quoi.

A faire le jour même

• Distribuer les programmes : qui s’en charge ?
• Remplir la feuille SUISA
• Gérer la guest-list
• Charger les batteries du matériel (caméras, enregistreurs)
• Préparer les mots / cadeaux de première
• Réserver des places pour les officiels
• Gérer la caisse / les entrées / le bar, le cas échéant
• Disposer une feuille d’inscriptions pour une newsletter

A prendre avec soi le jour même (en vrac)

• Boules Quiès, lentilles de contact, costumes, ceinture, chaussures.
• Caméras, enregistreurs, accessoires, ordinateur & alimentation
• Partitions, métronome, accordeur, piles, scotch, crayons.
• Instruments, stands, câbles, micros, lutrins, lampes pour lutrins.
• Thermos de thé pour les chanteurs, patchs anti-inflammatoires pour les musiciens, bières pour les batteurs…
• Peut être établir une liste de tout le matériel amené pour ne rien oublier en rangeant et quittant la salle.

Le lendemain / après

• Vider les cartes des caméras / enregistreurs, planifier le montage
• Faire un mail aux participants + év.  des notes pour la deuxième
• Publier des news sur les réseaux sociaux
• Assurer le suivi avec la presse
• Envoyer les feuilles SSA ou SUISA
• Gérer la facturation et / ou les paiements
• Assurer la comptabilité et le versement des cachets? (demander attestations d’indépendants ou infos salariés)
• Demander un feedback au programmateur de la salle

And this is it. D’autres astuces ? Postez-les en commentaire!